Wat kost fulfilment echt: de vijf kostenposten op een rij

Vraag tien webshopeigenaren wat fulfilment kost en je krijgt tien keer een bedrag per order terug. Dat bedrag zegt weinig. Het vertelt je niet wat je aan het einde van de maand echt kwijt bent, omdat een deel van je kosten meebeweegt met je omzet en een ander deel gewoon doorloopt of je nu tien of duizend orders verstuurt. Wie serieus wil weten of uitbesteden loont, moet de kosten uit elkaar trekken en per post kijken waar hij vandaan komt.

Hieronder lopen we de vijf posten langs die op vrijwel elke fulfilmentfactuur terugkomen. Per post lees je wat de kosten bepaalt en waar je zelf invloed op hebt. Wil je het daarna doorrekenen met je eigen aantallen, dan helpt de uitleg op onze pagina over fulfilmentkosten berekenen je op weg.

Kostenpost 1: opslag

Opslag is de enige post die doorloopt zonder dat er iets gebeurt. Je betaalt voor ruimte, en je betaalt voor de tijd dat je die ruimte bezet houdt. Een snelloper die binnen twee weken het pand weer uit is, kost je bijna niets aan opslag. Een langloper die drie seizoenen op een pallet blijft staan, kost je elke maand hetzelfde. Bij opslag van webshopproducten gaat het daarom minder om hoeveel je op voorraad hebt en meer om hoe lang het blijft liggen.

Drie dingen bepalen wat je hier betaalt:

• Het volume dat je inneemt, gemeten in pallets, schappen of kleine locaties.
• De doorlooptijd van je voorraad, oftewel hoeveel weken je aanhoudt.
• De piek voor een seizoen, want die ruimte reserveer je vaak al voordat de orders komen.

Kostenpost 2: pick en pack

Dit is de post die het dichtst bij je omzet ligt. Elke order kost een handeling, en elk extra product in die order kost een extra handeling. Een webshop die vooral losse artikelen verstuurt, heeft een heel ander kostenplaatje dan een webshop waar de gemiddelde order uit zes regels bestaat. Dat verschil zie je niet terug in een tarief per order, maar wel in je maandtotaal.

Je hebt hier meer invloed op dan je denkt. Vaste combinaties samenvoegen tot een set, je bestsellers dicht bij het inpakstation leggen en je assortiment opschonen scheelt direct handelingen. Hoe dat werkt in het magazijn lees je op de pagina over onze pick en pack service.

Kostenpost 3: verzending

Voor de meeste webshops is verzending de grootste post van allemaal. Wat je betaalt hangt af van de vervoerder, de bestemming en het formaat van je zending. Wij verzenden met DHL, PostNL en DPD, en welke vervoerder het voordeligst is verschilt per zending. Een pakket dat net niet meer door de brievenbus past, kost een veelvoud van een pakket dat er wel doorheen gaat.

Let daarnaast op volumegewicht. Vervoerders rekenen niet alleen met het echte gewicht maar ook met de ruimte die je doos inneemt. Een lichte doos vol lucht kan duurder uitvallen dan een compacte doos die zwaarder is. Vanuit ons magazijn aan Het Schakelplein 1 in Eindhoven, vlak bij de A2 en A67, gaat alles wat voor 23:59 binnenkomt dezelfde nacht nog de deur uit voor levering de volgende dag. Wat dat per zending betekent, staat toegelicht op onze tarievenpagina.

Kostenpost 4: verpakking

Dozen, enveloppen, opvulmateriaal, tape en eventueel je eigen bedrukte materiaal. Los gezien zijn het kleine bedragen, maar ze lopen mee met elke order die je verstuurt. Het loont om je doosmaten kritisch te bekijken. Webshops beginnen vaak met twee formaten en ontdekken later dat een derde formaat ertussen de helft van hun opvulmateriaal overbodig maakt, en soms ook nog een verzendklasse scheelt.

Branded verpakken kan zeker, maar reken het door. Een bedrukte doos die je maar op een deel van je orders gebruikt, wordt per stuk duur en neemt ook nog opslagruimte in.

Kostenpost 5: retourverwerking

Een retour is geen omgekeerde order. Het pakket moet terugkomen, geopend worden, gecontroleerd en beoordeeld: kan dit terug de voorraad in, moet het opnieuw verpakt worden of is het afkeur. Die beoordeling kost tijd, en die tijd wordt in rekening gebracht. Bij een retourpercentage van een paar procent valt dat mee. In categorieen waar mensen drie maten bestellen om er twee terug te sturen, is het een serieuze post die je in je marge moet meenemen.

Hoe die stroom bij ons is ingericht en welke afspraken je daarover kunt maken, lees je op de pagina over retourverwerking voor webshops.

De kosten die buiten het rijtje vallen

Naast deze vijf posten is er nog iets wat je in een offerte tegenkomt: eenmalige aansluitkosten. Je voorraad moet ingeboekt worden, je artikelen moeten aangemaakt en gecontroleerd worden en je webshop moet gekoppeld worden aan ons systeem. Dat is werk dat je maar een keer doet. Wij bespreken die aansluitkosten vooraf, zodat je niet achteraf voor een verrassing staat. Een minimumvolume hanteren we niet.

De koppeling zelf is meestal het kleinste probleem. Er zijn ruim 150 koppelingen beschikbaar met de gangbare webshopplatformen en marktplaatsen, waardoor orders en voorraadstanden automatisch heen en weer lopen. Wat dat betekent voor je dagelijkse werk staat op de pagina over onze fulfilment software.

Reken het rustig door met je eigen cijfers: je aantal orders per maand, je gemiddelde aantal regels per order, je voorraadwaarde en je retourpercentage. Kom je er niet uit, stuur ons je aantallen via het formulier op offerte aanvragen. Je krijgt binnen 24 uur op werkdagen antwoord, met een berekening op basis van jouw situatie in plaats van een gemiddelde.