Je voorraad verhuizen naar een nieuwe fulfilmentpartner: zo doe je dat zonder omzetverlies

Overstappen naar een andere fulfilmentpartner klinkt spannender dan het is. Het contract opzeggen en een nieuwe partij kiezen is meestal het makkelijkste deel. Waar het misgaat is de verhuizing zelf: voorraad die dagen onderweg is, een webshop die ondertussen gewoon doorverkoopt en artikelen die bij de nieuwe partij anders geteld blijken te zijn. Met een beetje voorbereiding merkt je klant er niets van. Dit is wat je regelt.

Kies een rustig moment, dus niet in het vierde kwartaal

De verleiding is groot om vlak voor de drukte over te stappen, precies wanneer je merkt dat je huidige partij het niet aankan. Doe het niet. Een verhuizing kost altijd een paar dagen waarin je minder flexibel bent. Plan hem in een rustige periode, of vlak na de piek als je voorraad toch op zijn laagst is. Dat scheelt transportkosten en het scheelt risico.

Tel je voorraad voordat hij op de vrachtwagen gaat

Vraag je huidige partij om een voorraadtelling op de dag van vertrek en laat de nieuwe partij tellen bij ontvangst. Die twee lijsten leggen we naast elkaar. Verschillen zijn normaal, maar je wilt ze zwart op wit hebben voordat de eerste order de deur uit gaat. Anders discussieer je maanden later nog over waar die dertig stuks gebleven zijn.

Zorg dat je artikelbestand klopt

Een verhuizing is het moment om je assortiment op te schonen. Wat je meeneemt, moet vindbaar en telbaar zijn:

• Een unieke SKU per artikel, ook bij varianten in kleur of maat
• Een scanbare barcode of EAN op elk product, of laat ze bij ontvangst voorzien van een label
• Kloppende afmetingen en gewichten, want daar hangt je verzendtarief aan
• Slow movers die je beter kunt uitverkopen dan verhuizen, want opslag betaal je per volume dat je gebruikt

Laat de koppeling eerst draaien, dan pas verhuizen

Zet de koppeling met je webshop of marktplaats klaar terwijl je voorraad nog op de oude plek ligt. Stuur een paar testorders door het systeem en controleer of statussen, track and trace en retouren netjes terugkomen. Onze fulfilmentsoftware koppelt met de bekende platformen, en dat testen kost een dag in plaats van een week aan gedoe achteraf.

Plan de overlap tussen oud en nieuw

Spreek een datum af waarop de oude partij stopt met verzenden en de nieuwe begint. Zet in die dagen desnoods een korte levertijd op je site, of communiceer eerlijk dat het een dag langer duurt. Klanten nemen dat prima, zolang je het van tevoren zegt. Bij ons gaat alles wat voor 23:59 binnenkomt dezelfde nacht nog de deur uit, dus vanaf dag een loop je weer op schema.

Vergeet de retourstroom niet

Retouren van orders die de oude partij heeft verstuurd, komen daar nog weken binnen. Maak afspraken over wat daarmee gebeurt: doorsturen naar de nieuwe locatie, verzamelen en in een keer aanleveren, of afhandelen tot een afgesproken einddatum. Zonder afspraak verdwijnen die pakketten in een hoek van een magazijn waar niemand meer naar kijkt. Hoe wij het doen lees je bij retourverwerking.

Waar wij op letten bij een overstap

We plannen de overstap samen, spreken de datum van de telling af en zorgen dat je voorraad binnen een werkdag na ontvangst is ingeboekt. Er is geen minimumvolume, wel eenmalige aansluitkosten die we vooraf met je doornemen, zodat je van tevoren weet waar je aan toe bent. Meer over hoe zo een traject loopt staat op onze pagina over overstappen van fulfilmentpartner.

Loop je met het idee rond en wil je weten wat het in jouw situatie betekent? Vraag een offerte aan of bel gerust even, dan denken we mee over de timing.