Volumegewicht: waarom je dozen je marge opeten

Je weegt een pakket, ziet 400 gram op de weegschaal en gaat uit van het laagste tarief. Op de factuur van je vervoerder staat vervolgens een heel ander gewicht. Dat komt door volumegewicht, ook wel volumetrisch gewicht genoemd. Het is een van de stilste margelekken in een webshop, want je merkt het pas als de factuur er al ligt.

Wat volumegewicht precies is

Een vervoerder verdient zijn geld met de ruimte in de bestelbus, niet alleen met de kilo’s erin. Een bus zit eerder vol dan zwaar. Daarom rekenen vervoerders naast het werkelijke gewicht ook een volumegewicht uit: lengte maal breedte maal hoogte, gedeeld door een vaste deler. Welke deler dat is, verschilt per vervoerder en per contract. Het hoogste van die twee gewichten bepaalt in welke klasse je zending valt.

Het gevolg is dat een lichte doos vol lucht duurder kan uitvallen dan een compact pakketje dat twee keer zo zwaar is. Voor een webshop die kussens, speelgoed, verpakte voeding of alles wat niet goed stapelt verstuurt, is dat geen detail. Het is vaak het verschil tussen een gezonde en een magere orderwaarde.

Waar het in de praktijk misgaat

Het lek zit zelden in het product, maar in de keuzes eromheen. Vier patronen komen steeds terug.

• Eén doosmaat voor alles. Makkelijk in te kopen en makkelijk te verwerken, maar je betaalt bij elke kleine order voor lucht die je zelf hebt ingepakt.
• Vulmateriaal als oplossing voor een te grote doos. Het beschermt wel, maar het neemt de ruimte niet weg waarvoor je afrekent.
• Producten die in hun eigen verkoopverpakking niet netjes naast elkaar passen, waardoor een order van twee stuks meteen een maat groter moet.
• Zendingen die als pakket de deur uitgaan terwijl ze met een paar millimeter minder hoogte door de brievenbus hadden gekund.

Over dat laatste punt schreven we eerder al hoe je verzendkosten drukt zonder dat je klant het merkt.

Geen van deze punten valt op bij één order. Bij duizend orders per maand is het een bedrag waar je iets van vindt. Wie wil weten hoe dit doorwerkt in het totaalplaatje, vindt de opbouw van de verschillende kostenposten terug op onze pagina over fulfilmentkosten berekenen.

Reken het door met je eigen orders

Je hebt geen ingewikkeld model nodig. Pak je twintig bestverkochte producten en noteer per product de buitenmaten van de verpakking waarin het verstuurd wordt, plus het werkelijke gewicht. Zet daarnaast je tien meest voorkomende ordercombinaties, dus niet alleen losse producten maar ook de sets die klanten echt samen bestellen. Bereken voor elke combinatie het volumegewicht en vergelijk dat met het werkelijke gewicht.

Waar het volumegewicht hoger uitvalt, betaal je voor lucht. Dat zijn je verbeterpunten, op volgorde van hoe vaak zo’n order voorkomt. Meestal blijkt dat een handvol combinaties verantwoordelijk is voor het grootste deel van het probleem. Op onze tarievenpagina lees je hoe wij de opbouw van verzend- en verwerkingskosten met je doornemen, zodat je weet welke knoppen er zijn.

Wat je eraan kunt doen

De oplossing zit zelden in één grote ingreep. Het is een optelsom van kleine keuzes die elke dag terugkomen.

• Werk met drie tot vijf doosmaten in plaats van één. Meer maten dan dat maakt het pakproces onnodig ingewikkeld.
• Kijk of je producten plat of genest kunnen worden aangeleverd door je leverancier. Dat scheelt ruimte in het magazijn en in de doos.
• Controleer bij elk nieuw product de buitenmaten voordat je inkoopt, niet pas bij de eerste verzending.
• Stuur je assortiment bij waar dat kan, bijvoorbeeld door een variant te kiezen die net binnen een gunstiger formaat valt.
• Laat de doosmaat kiezen door het systeem, op basis van de werkelijke maten van de producten in de order, in plaats van op gevoel.

Dat laatste punt is precies waar software het verschil maakt. In onze fulfilmentsoftware staan van elk product de maten en het gewicht vast, waardoor de picker bij het inpakken de juiste doos voorgeschoteld krijgt. Dat haalt de gok uit het proces en maakt het resultaat meetbaar, in plaats van afhankelijk van wie er die dag staat.

Wat een magazijn hierin voor je doet

Vanuit ons magazijn aan Het Schakelplein 1 in Eindhoven, vlak bij de A2 en de A67, gaan per jaar 1.250.000 pakketten de deur uit voor ruim honderd webshops. Daardoor zien wij het effect van verpakkingskeuzes elke dag terug over heel veel orders tegelijk. We werken met DHL, PostNL en DPD, dus we zien ook waar de ene vervoerder voor een bepaald formaat gunstiger uitpakt dan de andere.

In de praktijk betekent goede pick en pack dus niet alleen snel en foutloos inpakken, maar ook: de kleinste doos pakken die verantwoord is. Je bestellingen gaan bij ons tot 23:59 nog dezelfde dag mee, met levering de volgende dag, zonder dat je daarvoor een minimumvolume hoeft te halen.

Begin klein en meet het effect

Volumegewicht is geen probleem dat je in één middag oplost, maar wel een dat je in één middag in kaart brengt. Begin bij de producten die je het vaakst verstuurt, pas daar de verpakking op aan en kijk na een maand wat er met je gemiddelde verzendkosten per order gebeurt. Vanaf daar werk je naar beneden in je assortiment.

Wil je weten hoe dit voor jouw producten en ordermix uitpakt? Vraag dan een vrijblijvende offerte aan. We kijken samen naar je maten, je gewichten en je ordercombinaties en zijn op werkdagen binnen 24 uur terug met een antwoord.