Zelf doen of uitbesteden: reken het door met je eigen cijfers

Elke webshopondernemer komt op het punt dat de avonden vollopen met inpakken. De vraag is dan niet of uitbesteden kan, maar of het uit kan. Dat antwoord staat niet in een algemeen artikel, het staat in je eigen administratie. In dit artikel zetten we op een rij welke cijfers je nodig hebt en hoe je een eerlijke vergelijking maakt tussen zelf doen en uitbesteden.

Begin met wat zelf doen nu echt kost

De meeste webshops rekenen alleen de zichtbare kosten: dozen, tape, vulmateriaal en verzendlabels. Maar de grootste post staat nergens op een factuur, en dat is jouw tijd. Tel eens een week lang bij hoeveel uur je kwijt bent aan orders klaarzetten, inpakken, wegbrengen, voorraad tellen en retouren afhandelen. Vermenigvuldig dat met een reëel uurtarief, dus wat jouw uur waard is als je het aan marketing, inkoop of productontwikkeling zou besteden. Voor een compleet beeld van alle posten die meespelen schreven we eerder een overzicht van de vijf kostenposten van fulfilment.

Vergeet ook de ruimte niet. Een garage of zolder voelt gratis, maar zodra je moet verhuizen naar een unit of je woonkamer vol pallets staat, heeft opslag een prijs. Wat professionele opslag voor webshopproducten inhoudt en hoe dat per productsoort verschilt, lees je op onze opslagpagina.

De rekensom: kosten per order

Om appels met appels te vergelijken reken je alles terug naar één getal: je kosten per verzonden order. Zet daarvoor deze posten onder elkaar over een normale maand:

• Je eigen uren en eventuele uren van personeel of familie, tegen een reëel uurtarief
• Verpakkingsmateriaal: dozen, envelopjes, tape, vulmateriaal
• Verzendkosten per pakket bij jouw huidige vervoerder
• Opslagruimte, ook als die nu nog thuis is
• Foutkosten: verkeerd verzonden orders, kwijtgeraakte voorraad, klantenservice over vertragingen

Deel het totaal door het aantal orders in die maand. Dat is je werkelijke kostprijs per order als je het zelf doet. De meeste ondernemers schrikken van dit getal, vooral van het aandeel eigen uren. Wil je dit stap voor stap doorlopen met je eigen aantallen, gebruik dan onze pagina over fulfilmentkosten berekenen.

Zet er de kosten van uitbesteden naast

Bij een fulfilmentpartner betaal je per handeling: ontvangst van je voorraad, opslag per locatie of pallet, picken en inpakken per order en het verzendtarief. Daarnaast zijn er eenmalige aansluitkosten voor het inrichten van de koppeling en het opzetten van je voorraad. Die worden vooraf besproken, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Hoe die opbouw eruitziet leggen we uit op onze tarievenpagina.

Belangrijk voor de vergelijking: reken bij uitbesteden ook de kosten die verdwijnen. Je koopt geen verpakkingsmateriaal meer in, je zegt je opslagunit op en je uren komen vrij. Een fulfilmentpartner verzendt bovendien via meerdere vervoerders, bij ons zijn dat DHL, PostNL en DPD, waardoor per pakket het passende tarief gekozen kan worden.

Wat de vergelijking vaak kantelt

Twee dingen zie je pas als je de som echt maakt. Ten eerste schaalbaarheid: als je orders verdubbelen, verdubbelen bij zelf doen ook je avonduren. Bij uitbesteden groeien alleen de variabele kosten mee en blijft je agenda gelijk. Ten tweede het serviceniveau. Een order die voor 23:59 binnenkomt, gaat bij ons nog dezelfde nacht mee en wordt de volgende dag geleverd. Die late cut-off haal je thuis aan de keukentafel zelden, en een snellere levertijd merk je terug in tevreden klanten.

Zelf doen wint de som overigens ook regelmatig, bijvoorbeeld bij heel weinig orders per week, bij producten die je toch al persoonlijk wilt afwerken of als je uren op dit moment niets anders opleveren. Uitbesteden is geen doel op zich, het moet kloppen in jouw cijfers.

Zo maak je de vergelijking eerlijk

Een paar valkuilen om te vermijden. Vergelijk niet je kale materiaalkosten met een compleet fulfilmenttarief, want dan lijkt zelf doen altijd goedkoper. Reken je eigen uren nooit op nul. En kijk verder dan alleen de prijs per order: vraag ook hoe een partner omgaat met piekperiodes, retouren en koppelingen met je webshopsoftware. Met meer dan 150 koppelingen sluit een moderne fulfilmentpartner aan op vrijwel elk platform, zodat orders automatisch doorlopen zonder handwerk.

Let ten slotte op drempels. Sommige partners hanteren een minimumvolume waardoor kleinere webshops buiten de boot vallen. Wij werken zonder minimumvolume, dus ook met een bescheiden aantal orders per week kun je de vergelijking gewoon maken met echte cijfers in plaats van schattingen.

Maak de som met echte cijfers

Je hebt nu twee getallen nodig: je werkelijke kostprijs per order bij zelf doen, en een concreet voorstel van een fulfilmentpartner op basis van jouw aantallen, formaten en gewichten. Dat eerste getal haal je uit je eigen administratie met de rekensom hierboven. Voor het tweede getal vraag je een offerte aan met je eigen cijfers. Op werkdagen reageren we binnen 24 uur, en dan weet je precies waar het omslagpunt voor jouw webshop ligt.